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Ministério da Justiça economiza mais de 24 milhões ao ano com modernização da gestão

modernizacaoUma série de medidas de gestão adotada pelo Ministério da Justiça resultou numa economia de R$ 24 milhões, na redução de tempo e em eficiência nos serviços prestados ao cidadão. As mudanças fazem parte de uma estratégia de consolidar no MJ uma cultura de busca permanente pela inovação, modernização e, principalmente, pela eficiência.

Entre as medidas adotadas, a implementação do Processo Eletrônico, por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é a de maior destaque. O SEI está em funcionamento desde 05 de janeiro de 2015 e, desde então, permitiu que todos os processos passassem a tramitar por meio eletrônico no Ministério. Além de trazer maior agilidade e transparência, a informatização proporcionou uma economia superior a R$ 2 milhões ao ano para o órgão, permitindo a redução de gastos com serviços como postagem, transporte de documentos e impressão.

A implementação do processo eletrônico no MJ levou pouco mais de três meses e custou aos cofres públicos menos de R$ 400 mil. O sistema adotado foi cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4º Região.

Economias trazidas pelo SEI:

Gastos Antes (2014) Depois (2015) Redução
Papel R$    175.993,65      R$    112.173,65    R$   63.820,00 (36%)
Impressão R$ 1.388.925,72     R$ 1.044.744,00    R$ 344.181,72 (25%)
Correios R$ 2.480.045,51     R$ 1.741.705,39    R$ 738.340,12 (30%)
Transporte R$ 3.408.600,00     R$ 2.548.296,00    R$ 860.304,00 (25%)

 

De acordo com o secretário executivo do Ministério, Marivaldo de Castro Pereira, o processo eletrônico permitiu que a instituição inovasse na prestação de serviços ao cidadão, facilitando consultas a processos que tramitam no órgão e a apresentação de documentos externos, por meio de ferramenta de petição eletrônica. “Hoje, a administração eletrônica já é uma realidade no órgão e qualquer cidadão, de qualquer lugar do Brasil, pode apresentar uma petição pela internet e acompanhar a evolução do seu processo”, explica Castro Pereira.

Ainda nesse contexto de busca por maior eficiência, o Ministério da Justiça deu início à renegociação de todos os contratos relacionados à sua área meio, como serviços de copa, vigilância e transporte, reformulando os modelos de prestação de serviços, de maneira a reduzir os custos e melhorar a qualidade, o que resultou numa economia de mais R$ 14 milhões. Também foram renegociados todos os contratos de locação de imóveis utilizados pelo MJ e suas entidades vinculadas no DF, o que permitiu uma economia de mais de R$ 10 milhões.

Planejamento estratégico integrado e gestão participativa

As transformações vividas pela gestão do MJ contemplaram ainda a criação de espaços para a participação dos servidores. Nesse sentido, o Ministério investiu na criação de consultas constantes aos servidores sobre os serviços prestados, aplicação de pesquisas de satisfação, criação de uma rede social interna, toda baseada em ferramenta livre, e participação na construção do Planejamento Estratégico, que será implementado entre os anos de 2016-2019.

Adoção e desenvolvimento de software público e livre

Na busca permanente pela modernização e pela eficiência, o Ministério tem priorizado a adoção e o desenvolvimento de softwares públicos e livres, orientação que serve tanto para as ferramentas adotadas pelos servidores nas atividades do seu dia-a-dia, como para as empresas de desenvolvimento de tecnologia que prestam serviços ao MJ, medida que gerou uma economia de pelo menos R$ 5 milhões.

Melhoria e desburocratização de processos

As transformações vividas pelo MJ já podem ser sentidas pelos cidadãos que utilizam seus serviços. A modernização de procedimentos e a adoção de ferramentas de tecnologia têm levado a uma redução significativa dos prazos para a conclusão de processos. Na Comissão de Anistia, por exemplo, houve um aumento considerável de requerimentos analisados em 2015. Os processos de anistia apreciados chegaram a 2.694, contra uma média anual de 1.857 processos, entre os anos de 2012 e 2014.

Da mesma forma, a modernização de processos possibilitou a decisão, em um único ato, de 43.871 processos de residência permanente no país, assegurando direitos e a regularidade migratória de cidadãos que, sem a revisão de processos, ainda teriam que esperar por anos para obter uma decisão.

Inovação Permanente

De acordo com o secretário-executivo, Marivaldo Pereira, “as mudanças mencionadas são resultado de um processo permanente de busca pela inovação, baseado na revisão de processos e na adoção de novas tecnologias”. Para alcançar esse objetivo, o MJ aposta numa integração cada vez maior de seus diversos órgãos, na criação de espaços para participação dos servidores e da sociedade civil.

Para dar continuidade a esse processo, foi criado o Laboratório de Participação e Inovação do Ministério da Justiça (LabPI/MJ) por meio da Portaria nº 343, publicada no Diário oficial da União desta terça-feira. Também foi criada a Rede do LabPI/MJ. O objetivo é promover ferramentas e métodos inovadores de gestão pública, integrar ações e acolher e fomentar iniciativas inovadoras da sociedade que sejam relacionadas aos serviços prestados pelo MJ.

Fonte: Ministério da Justiça e Cidadania

Com este exemplo, a Federação Goiana de Municípios (FGM) demonstra a importância e os benefícios que a utilização do SEI pode levar aos municípios. O programa SEI foi disponibilizado pelo Tribunal Regional Federal gratuitamente e pelo site www.softwarepublico.gov.br . Além disso, estão disponíveis vários softwares públicos que podem ajudar os municípios em sua luta diária.

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